Pentru a fi deductibile la calculul impozitului pe profit, cheltuielile de deplasare (interne sau externe) trebuie să fie efectuate în scopul realizării de venituri.
Pentru justificarea cheltuielilor cu deplasările este nevoie de următoarele:
– un document din care să reiasă scopul deplasării în concordanţă cu activitatea firmei (căutare de noi parteneri, negociere de contracte, târguri şi expoziţii etc). Acest document poate fi o invitaţie, o adresă, o convocare, etc. Acestea trebuie însoţite de o minută încheiată cu partenerul în care să se facă referire la rezultatele întâlnirii;
– documente pentru transportul : bilete de avion, bilete de tren, iar în cazul deplasării cu autoturisme, documente privind combustibilul(în funcţie de consumul specific al acestora), taxele rutiere, precum şi alte asemenea cheltuieli, ( asigurarea pentru răspunderea civilă, asigurarea medicală);
– documente privind cazarea la hotel, pensiune etc.;
Stabilirea diurnei de deplasare se face în funcţie de durata deplasării, care reiese din biletele de avion, tren (momentul plecării/sosirii) sau din invitaţie, adresă, minută.
Diurna este integral deductibilă la calculul impozitului pe profit, dar pentru partea care depăşeşte limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotărâre a Guvernului pentru personalul din instituţiile publice, se datorează impozit pe venit şi contribuţii sociale.
Diurna pentru deplasările interne pentru personalul din instituţiile publice este de 13 lei/zi iar pentru deplasările externe se acordă în funcţie de ţara în care se efectuează deplasarea. Nivelul diurnelor şi al plafoanelor de cazare pentru deplasări externe îl găsiţi aici.
În condiţiile în care se primeşte diurnă, orice cheltuială cu mesele servite nu mai este deductibilă.
Sunt de asemenea deductibile, la calculul impozitului pe profit si urmatoarele cheltuieli :
– transportul în comun în localitatea unde se efectuează deplasarea;
– cheltuieli privind obţinerea vizelor de intrare în ţările respective;
– costul documentaţiilor, mostrelor;
– valoarea biletelor de intrare la târguri şi expoziţii;
– taxele de participare la târguri şi expoziţii.
În situaţia în care se apelează la serviciile unei agenţii de turism pentru o deplasare externă în scopuri privind activitatea firmei, este indicat a se încheia un contract în care să se precizeze serviciile şi costul detaliat al acestora (cazare, transport şi altele). Şi în acest caz deplasarea se va justifică cu o invitaţie, adresă care vor fi însoţite de o minută sau orice alt document din care să reiasă scopul deplasării.